Валентина Жердева: в Ялте создают цифровой архив

Работа по упорядочению архивных документов: переводу в электронный вид массива документов архивных дел и архивных описей посредством сканирования и создания записей баз данных на основе содержащейся в документах информации для обеспечения возможности учета и оперативности поиска информации и обработки входящих запросов началась в Ялте 3 сентября, а завершилась 9 ноября текущего года. О том, сколько документов перевели в цифровой формат, а также о том, какие это документы, порталу "МедиаЯлта" рассказала начальник управления по архивным делам Валентина Павловна Жердева

- Валентина Павловна, вы завершили работу по оцифровке документов управления по архивным делам. Расскажите о процессе? Сколько времени ушло на эту работу? Сколько документов оцифровано?

- С сентября 2021 началась оцифровка документов, запланированных муниципальной программой "Совершенствование архивного дела муниципального образования городской округ Ялта Республики Крым".  Уже 9 ноября 2021 года работа была завершена.

Были проведены следующие виды работ:

• сканирование дел в количестве 1430 единиц хранения;
• индексирование описей;
• запись электронных данных на носители.

Оцифрованы полностью описи на документы постоянного срока хранения, работа по оцифровке документов будет продолжаться.

Всего в рамках мероприятий муниципальной программы должны быть оцифрованы документы в количестве 27690 единиц хранения. 

- Где будут храниться оцифрованные документы?

- Документы на бумажных носителях будут храниться в архивных коробах в хранилищах, оцифрованные документы - на электронных носителях. 

- Почему только в этом году процесс оцифровки документов стал возможен?

- В прошлые годы управление работало в соответствии с утвержденной Программой, которой было запланировано приобретение сканирующего оборудования. В этом году сканирование выполнялось на оборудовании исполнителя. В дальнейшем управлением планируется решать вопрос по приобретению сканирующего оборудования.

- Сколько всего документов хранится в архиве?

- На 1 ноября 2021 года на государственное хранение поступило 59000 единиц хранения. Согласно годовому отчету за 2020 год числилось 56615 единиц хранения; в 2021 году принято 2385 единиц хранения.

- Оцифровка данных ускорит работу вашего управления по поиску и обработке входящих запросов?

- Думаем, что да. Но работа только началась. Можно сделать вывод, когда будет оцифрован полностью один фонд - Ялтинский городской совет и его исполнительный комитет, за 1985 - 2014 годы.

- Сколько запросов социально-правового характера и тематических поступает в месяц?

- За 9 месяцев в управление поступило запросов социально-правового характера - 3598; тематических - 458.

- Наиболее востребованные документы - это какие?

- Трудно сказать. Обращаются о выделении земельных участков; о предоставлении жилой площади; о приватизации. Часто обращения поступают от граждан, адвокатов о подтверждении родословной; поиске и захоронениях родственников - на такие запросы гражданам даются разъяснения сотрудниками управления, или запросы переадресовываются в соответствующие организации.

– А что входит в понятие "фотодокументы"? Такие документы тоже хранятся в архиве?

- Фотодокументы - это архивный термин. Этот вид документов поступает на хранение от граждан или от предприятий. Очень длительный процесс, так как надо описать действие, которое отражено на фотографии, автора съемки, место съемки...

В управлении находятся на государственном хранении не только документы постоянного срока хранения и по личному составу, но и фотодокументы - 228 ед. хр.; фонодокументы - 1 ед. хр.; документы личного происхождения - 427 ед. хр.

МедиаЯлта