Валентина Жердева: Архив - документы, которые не просто лежат на архивных стеллажах, а живой массив, который постоянно исследуется и востребуется систематически, практически каждый день

О роли архивов в современном мире, и о том, как хранятся архивные бумаги в Ялте в День архивов в России рассказала начальник управления по архивным делам Администрации города Ялта Республики Крым Валентина Павловна Жердева

- Валентина Павловна, когда был создан ялтинский архив?

- Ялтинский районный архив был создан 13 июля 1926 года. В этом году,     13 июля 2023 года, управлению по архивным делам Администрации города   Ялта исполнится 96 лет.

Управление - это наше последнее переименование. Архив именовался ранее Ялтинский городской государственный архив, Ялтинский государственный архив, Ялтинское отделение Центрального Архивного Управления Крымской АССР, Ялтинский государственный архив с переменным составом документов; архивный отдел Ялтинского городского совета; с 15 декабря 2014 года Администрацией города Ялты создано управление по архивным делам     Администрации города Ялты Республики Крым.

- Какие отделы входят в состав управления?

- В состав управления входят два отдела:

Отдел формирования архивного фонда - в этом отделе находятся на государственном хранении документы постоянного срока хранения - это решения исполкомов, сессий Ялтинского и Алупкинского городских советов, 7 поселковых советов; документы организаций, предприятий, учреждений города, согласно утвержденному «Списку № 1   организаций - источников комплектования отдела формирования  архивного фонда управления по архивным делам Администрации   города Ялта Республики Крым». Отдел находится по адресу: г. Ялта, ул. Архивная, 2.

Отдел по работе с ликвидированными учреждениями, на хранении которого находятся документы по личному составу, срок хранения которых составляет 75 лет. Это: приказы о приеме и увольнении, ведомости на заработную плату, карточки лицевых счетов, личная  карточка (формы  Т-2) . Этот отдел находится по адресу: г. Ялта, ул. Халтурина, 5-Б.

- Расскажите немного о коллективе?

- В управлении работает 8 сотрудников: 7 муниципальных служащих и один сотрудник МКУ, две штатные единицы, содержатся за счет субвенции. В данный момент имеется две вакансии. На качестве работы это не отражается, а на загруженности сотрудников сказывается. Приказом Государственного   комитета по делам архивов Республики Крым от 28.12.2018 № 214-од «Об определении базовых муниципальных архивным учреждений в Республике Крым», управление определено базовым для взаимодействия с архивным управлением (муниципальным архивом) Администрации города Симферополя, отделами (муниципальными архивами) администраций города Алушты, Бахчисарайского и Симферопольского районов.

- Как проходит рабочий день сотрудников  управления?

- Рабочий день сотрудников отделов управления начинается с 9-00 утра, заканчивается в 18-00. Сотрудниками могут исполняться такие виды работы, как: подготовка и исполнение тематических справок, справок социально-правового характера; проведение научно-технической  обработки документов, составление  исторических справок и описей для  согласования на ЭК управления;   проверка номенклатур дел, отборочных  актов; приём на хранение  документов; внесение изменений в описи, карточки фондов; консультации и разъяснения по телефону. В связи с ликвидаций организаций, предприятий, учреждений города - консультации в помещении отделов управления. Осуществляется методическая и практическая помощь ликвидирующимся предприятиям, организациям, санаториям с выездом на место. И это далеко перечислены не все виды работы сотрудников управления. Одно можно    сказать, что работа наша очень кропотливая и требует большого внимания.

- Сколько документов постоянного срока хранения находится на государственном хранении в управлении на данный момент?

Всего по управлению на 01.12.2022 года числилось 190 фондов, это документы постоянного срока  хранения, по личному составу, личного происхождения, фото-фоно документы,  всего документов на бумажном носителе  - 62997 единиц хранения.

- С какими вопросам чаще всего обращаются ялтинцы в управление?

- В отделы управления граждане обращаются по вопросам приватизации

жилья, выделения земельных участков, предоставления жилой площади,    утверждения решений межведомственной комиссии, внесения изменений в ранее принятые решения, переименования улиц, домов, создание гаражно-строительных  кооперативов и многим другим, ну и конечно же, за справками по заработной плате, переименовании предприятий, стаже работы для оформления пенсии.

- С какого года документы хранятся в управлении? Работа с какими документами запомнилась вам больше всего?

- Наиболее ранний срок хранения документов в управлении - это 1944 год. С 1944 года на государственном хранении находятся документы 13 учреждений. Это очень интересные фонды, жаль, что эти предприятия уже ликвидировались. Наиболее используемый фонд исследователями - это газета «Сталинское знамя», которая возобновила свою деятельность с апреля 1944 года; статистическое управление.

- Прогресс не стоит на месте. Как идет процесс оцифровки документов  в Ялте,  создания цифрового  архива?

-  Согласно муниципальной программе  «Совершенствование архивного дела», каждый год планируется вид работы по оцифровке документов. Эта работа проводится  управлением уже третий год. Работу выполняет та организация, которая выигрывает в  объявленном тендере. Оцифровали документов всего - 3 668 ед. хр. Запланировано на 2023 год оцифровать - 2 460 ед. хр. Оцифровано 11, 5%. Всего согласно программе планировалось оцифровать более 27 000 единиц хранения.

Оцифровка позволяет ускорять поиск документов для наведения справок. Муниципальная программа состоит из двух разделов: оцифровка документов постоянного срока и проведение научно-технической  обработки    документов по личному   составу.

МедиаЯлта